Документооборот / Оформляем шаг за шагом

Принимаем работника торговли без риска

Какой договор можно заключить с торговым представителем?

– Трудовой либо гражданско-правовой.

За чей счет приобретается личная медкнижка?

– За счет работодателя.

Можно ли уволить сотрудника, который отказывается заключить договор о материальной ответственности?

– Да, если это условие было предусмотрено трудовым договором.

Услугами торговых представителей и курьеров пользуются оптовые компании, интернет-магазины, службы курьерской доставки. В обязанности этих сотрудников входит работа с клиентами: доставка заказа и прием бракованного товара, получение наличных денег и разрешение конфликтных ситуаций. Какие дополнительные документы должен предъявить работник торговли при трудоустройстве? В каких случаях перед заключением трудового договора нужно отправить соискателя на предварительный медосмотр? Какие нюансы необходимо учесть при оформлении трудовых отношений с такими работниками?

Шаг 1. Выбираем, какой договор заключить

Для выполнения разовых работ (оказания услуг) с сотрудником можно заключить гражданско-правовой договор (ст. 702, 779 ГК РФ). В этом случае между вашей организацией (заказчиком) и торговым представителем (исполнителем) не возникнет трудовых отношений. Это означает, что на сотрудника не будут распространяться правила внутреннего трудового распорядка и требования других локальных нормативных актов организации. Поэтому он не обязан находиться в офисе в рабочее время, а его оплата будет регулироваться договором с ним, а не Положением об оплате труда и др.

С торговым представителем можно заключить так называемый договор коммерческого представительства, если он:

– ведет профессиональную деятельность по представлению интересов коммерческих организаций;

– заключает сделки от имени организаций, чтобы получить личную прибыль;

– является индивидуальным предпринимателем.

К регулированию труда коммерческого представителя применяются гражданско-правовые нормы: общие правила о поручении (гл. 49 ГК РФ) и специальные правила о коммерческом представительстве (ст. 184 ГК РФ).

Совет

Проверьте подлинность медкнижки. Например, в Москве это можно сделать с помощью сервиса ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве» (mossanexpert.ru/medbook_prov.php)

Шаг 2. Уточняем, какие документы должен представить работник

Устраиваясь на работу, любой новый сотрудник должен предъявить ряд документов – например, паспорт, документы воинского учета, трудовую книжку и др. (ст. 65 ТК РФ).

Для трудоустройства работнику могут потребоваться дополнительные документы:

– водительские права (например, торговому представителю) (ст. 65 ТК РФ);

– личная медицинская книжка1 (например, если будущая работа связана с оборотом продуктов питания и питьевой воды, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения (п. 1 приказа Роспотребнадзора от 20 мая 2005 г. № 402)). Если у сотрудника ее нет, за оформление медкнижки платит работодатель, поскольку он обязан организовать медосмотры, гигиеническую подготовку и аттестацию персонала за свой счет (ст. 213 ТК РФ).

Если будущая работа соискателя представляет собой потенциальную опасность для здоровья (например, связана с управлением транспортным средством), его следует направить на предварительный медицинский осмотр (обследование)2.

Если кандидат будет контактировать с пищевыми продуктами, косметической продукцией, табачными изделиями и др., то помимо медосмотра он должен пройти профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию. Их результаты вносят в личную медицинскую книжку сотрудника.

Документы в тему

Статьи 65, 166, 168.1, 213, 328 ТК РФ
Учесть особенности при приеме на работу торгового представителя и курьера
Статьи 76, 212, 213 ТК РФ, Федеральный закон от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее – Закон № 196 -ФЗ), Федеральный закон от 2 января 2000 г. № 29-ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов» (далее – Закон № 29-ФЗ), Санитарные правила 2.3.6.1066-01. 2.3.5 от 7 сентября 2001 г. № 23, приказ Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н (далее – Приказ Минздравсоцразвития России № 302н)
Организовать предварительные и периодические медосмотры
Разобраться в том, как возместить расходы работнику, если он использует личный автомобиль в интересах компании

Шаг 3. Заключаем трудовой договор и отражаем в нем особые условия

В трудовом договоре сотрудника помимо обязательных условий (ст. 57 ТК РФ) отразите его обязанности, разъездной характер работы и испытательный срок (если предусмотрен).

Обязанности сотрудника сформулируйте в самом трудовом договоре или в должностной инструкции, оформив ее как приложение к трудовому договору. Функции работников торговли подробно расписаны в Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми могут быть заключены договоры о полной материальной ответственности (постановление Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

Поскольку работа торгового представителя или курьера связана с постоянным посещением клиентов, отразите в трудовых договорах с ними разъездной характер работы, компенсационные выплаты за использование личного транспорта.

Шаг 4. Определяем, сколько и за что платить

Как правило, доход торговых представителей формируется из фиксированного оклада и бонусов. Месячный оклад можно установить в размере не ниже минимума, утвержденного в регионе. Бонусы – это проценты от продаж либо четко определенная денежная премия.

Совет

Какой бы договор вы ни подписали с соискателем (трудовой или гражданско-правовой), вы можете включить отдельное положение в текст документа о порядке использования и оплаты личной оргтехники сотрудника, средств связи, услуг Интернета, личного автомобиля и др.

Помимо этого, торговому работнику можно компенсировать:

1. Расходы за разъездной характер работы. Служебные поездки таких работников не являются командировками, поэтому за период отъезда за ними не сохраняется средний заработок (ст. 166 ТК РФ). При этом работодатель обязан возместить им расходы по проезду, найму жилья, выплачивать суточные и др. (ст. 168.1 ТК РФ). Перечень должностей с разъездным характером работы, размеры и порядок возмещения затрат, связанных со служебными поездками, закрепите Положением о разъездном характере работ. Также эти условия можно установить и в трудовом договоре.

В доказательство разъездов сотрудник может предъявить транспортные документы, чеки, квитанции, счета за проживание.

2. Расходы, связанные с использованием личного имущества. Чаще всего работники торговли используют в служебных целях собственный автомобиль/мотоцикл, телефон, переносное оборудование (ноутбук, портативный ксерокс и др.) Если это происходит с ведома и согласия работодателя, им положена компенсация.

Чтобы оформить компенсацию, нужно получить документы, подтверждающие, что имущество принадлежит работнику, определить размер возмещения в пункте трудового договора или дополнительном соглашении (ст. 188 ТК РФ), издать приказ.

Например, использование личного автомобиля предполагает компенсацию за его эксплуатацию, износ, покупку бензина. Размер компенсации может быть фиксированным или рассчитываться на основе фактических расходов за определенный период.

Внимание!

Расходы на проезд не нужно возмещать, если сотрудник обеспечен служебным транспортом и фактически во время работы не несет никаких расходов на проезд

Комментарий юриста

Павел АНДРЕЕВ,
адвокат по трудовым спорам, директор Специализированной юридической консультации по трудовым делам (г. Челябинск)

– Для защиты сведений, представляющих коммерческую ценность, от разного рода конкурентов внесите в трудовой договор с курьером и торговым представителем пункт о неразглашении информации, отнесенной к коммерческой тайне. При этом он будет иметь юридическую силу только в том случае, если сотрудник ознакомился под роспись с Положением о коммерческой тайне, утвержденным работодателем.

3. Непредвиденные производственные расходы. Для оформления выплаты понадобится заявление сотрудника, подтверждающие расходы документы и приказ руководителя.

В разделе «Банк должностных инструкций»

вы найдете образец: должностная инструкция курьера

Шаг 5. Как обезопасить организацию от мошенничества со стороны торговых работников

1. Подтверждайте документами, что сотрудник действительно получал материальные ценности.

Ими могут быть, например:

– доверенность на получение материальных ценностей, где указаны полномочия сотрудника, ограничение по суммам сделок;

– товарные накладные;

– акты приема-передачи товара сотруднику со склада или из магазина;

– акты приема передачи имущества, необходимого сотруднику для работы.

Оформите доверенность и установите приказом, какие документы имеет право подписывать торговый представитель или курьер.

2. Заключите с сотрудником старше 18 лет договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Совет

Внесите в допсоглашение или трудовой договор пункт о том, что работник не вправе тратить деньги с топливной карты в дни отпуска, болезни, выходные и праздничные дни. А если же он рассчитается картой в один из таких дней, то обязан возместить компании ущерб

При полной материальной ответственности сотрудник должен возместить организации всю сумму ущерба (ст. 242 и 243 ТК РФ).
Типовая форма договора о полной материальной ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 года № 85. Если курьер или торговый представитель отказывается заключить такой договор, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности за неисполнение трудовых обязанностей, поскольку работа с материальными ценностями является его основной обязанностью (п. 36 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). Чтобы вы могли подтвердить, что при приеме на работу оговаривалась необходимость заключения договора о полной индивидуальной материальной ответственности, предусмотрите это условие прямо в трудовом договоре с сотрудником.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Екатерина САМЦОВА,
юрист ООО «Юнистафф Пейрол Солюшнс» (Москва):

– В трудовом договоре или приложении к нему перечислите все должностные функции торгового работника, характер работы, порядок оплаты труда и компенсационных выплат. Чтобы убедиться в компетентности специалиста, установите ему максимальный испытательный срок – три месяца.

Светлана НИКУЛИНА,
эксперт журнала «Кадровое дело»:

– Передачу товарно-материальных ценностей оформляйте соответствующими бухгалтерскими документами. А для защиты сведений, имеющих коммерческую ценность, ознакомьте сотрудника под роспись с Положением о коммерческой тайне. Имейте в виду, что обязанность не разглашать конфиденциальную информацию, отнесенную к коммерческой тайне, должна быть прямо предусмотрена трудовым договором.

Материал подготовила Екатерина САМАРСКАЯ, исполнительный директор ООО «Арсенал», юрист по трудовому праву (г. Волгоград)

1 Форма личной медицинской книжки утверждена приказом Роспотребнадзора от 20 мая 2005 г. № 402.
2 Подробнее о медицинских осмотрах читайте в тематическом приложении к журналу «Кадровое дело» № 11, 2012.