Прием, перевод, увольнение Главная тема

Формулировки в ПВТР, которые устроят инспектора и защитят в суде

Правила внутреннего трудового распорядка – это тот документ, который нужен не для галочки, а чтобы защитить работодателя в споре с сотрудником. Мы выделили пять условий, которыми необходимо дополнить ПВТР. Все образцы вы найдете в статье. Кроме того, подстрахуйте себя на случай визита инспектора: список формальностей, к которым придираются проверяющие, также в этом материале.

В этой статье есть интерактивные картинки. Щелкайте по ним левой кнопкой мыши, чтобы перевернуть. 

 

 

Предупреждение о больничном 

В законе прямо не сказано, что работник должен предупреждать о болезни. Этим пользуются недобросовестные сотрудники, когда работодатель планирует их уволить. Если компания не подстраховала себя на локальном уровне, расставание с таким сотрудником может затянуться.

В чем проблема. Работник может нарочно не сообщать о том, что он взял больничный, чтобы затруднить свое увольнение. Ведь по закону уволить работника во время болезни нельзя (ч. шестая ст. 81 ТК РФ). Значит, в суде работодателю останется только ссылаться на злоупотребление правом со стороны сотрудника, а это не всегда легко доказать (апелляционное определение Московского городского суда от 14 октября 2014 г. по делу № 33–34655/2014).

Как решить. Пропишите в ПВТР, что сотрудник уведомляет работодателя о том, что он заболел и других причинах отсутствия на работе (образец ниже). Суды подтверждают, что такая обязанность в ПВТР не нарушает закон (кассационное определение Московского городского суда от 23 сентября 2016 г. № 4г-10651/2016, апелляционные определения Московского городского суда от 6 апреля 2015 г. по делу № 33–7931/2015). Но на всякий случай избегайте жестких формулировок, таких как «обязан уведомить», «должен незамедлительно сообщить». Некоторые инспекторы ГИТ могут к ним придраться.

Укажите, кого работник уведомляет о своей болезни. Лучше, если это будет и непосредственный руководитель, и сотрудник отдела кадров. Определите способ уведомления. Например, по телефону или по электронной почте. Чтобы контакты всегда были под рукой, выдайте каждому работнику памятку с номерами телефонов и электронными адресами нужных отделов.
 

Кликните на картинку и увидите готовую формулировку в ПВТР

Скачать и распечатать образец

Согласование отгулов с руководителем

Руководители часто идут навстречу подчиненным, если им нужно отпроситься на пару часов по личным делам. При этом никакие документы не оформляют. Работнику достаточно получить устное разрешение начальника.

В чем проблема. Непосредственный руководитель может устно отпустить подчиненного, не поставив в известность вышестоящее руководство. Если оно узнает, то может потребовать, чтобы к работнику применили дисциплинарное взыскание. Такое взыскание сотрудник легко оспорит в суде. Ему достаточно доказать, что он получил устное разрешение непосредственного руководителя. Подтвердить это можно свидетельскими показаниями (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 2 марта 2016 г. по делу № 33–2565/2016, апелляционное определение Верховного суда Республики Бурятия от 4 февраля 2013 г. по делу № 33–3678). Суд встанет на сторону работника и тогда, когда начальник не имел права его отпускать. Ведь сотрудник не обязан оценивать законность действий непосредственного руководителя (определение Кемеровского областного суда от 15 января 2013 г. № 33–13025).

Условие в ПВТР о том, что сотрудник обязан на следующий день отработать количество часов отсутствия без доплаты, незаконно. Фактически речь идет о сверхурочной работе, которую нужно оформить и оплатить надлежащим образом (ст. 152 ТК РФ).

Как решить. Зафиксируйте в ПВТР, что работник должен в письменном виде согласовывать с непосредственным руководителем любое отсутствие больше одного часа.

Если такое условие будет в локальном акте, сотрудник не сможет самовольно покидать рабочее место. Так, в одном деле работнику снизили премию за то, что он не выполнил срочное поручение начальника и отсутствовал на рабочем месте без предварительного разрешения непосредственного руководителя. Поскольку обязанность согласовывать любое отсутствие прописана в ПВТР, суд посчитал действия работодателя правомерными (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 4 июля 2016 г. по делу № 33–8680/2016).
 

Кликните на картинку и увидите готовую формулировку в ПВТР

Скачать и распечатать образец

Подача и отзыв заявления об увольнении

Конфликтный сотрудник, с которым решили расстаться, может не передать заявление об увольнении лично, а просить об этом коллег. Так поступают и с отзывом заявления. Обычно такой сотрудник сам на работу уже не является и дальнейшей судьбой документа не интересуется. В итоге документ не доходит до кадров либо попадет туда с опозданием.

В чем проблема. В законе прямо не сказано, кому надо передать заявление на увольнение. А про отзыв даже не указано, что он должен быть в письменной форме. Значит, работник может утверждать, что главное – отдать документ любому представителю работодателя, и не важно, имеет он отношение к кадрам или нет. В итоге это увеличивает риск судебных споров.

Как решить. Пропишите в ПВТР, кто уполномочен принимать от работников заявления. Пусть это будет непосредственный руководитель либо сотрудник отдела кадров. Тогда любое заявление, которое работник направит неуполномоченному лицу, вы вправе не принимать во внимание. Суд будет на вашей стороне (определение Московского городского суда от 28 ноября 2016 г. № 4г/5–13690/2016).

Установите, что работник подает и отзывает заявление об увольнении в письменной форме. И хотя в Трудовом кодексе это прямо не сказано, суды считают такое условие в ПВТР законным (апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 24 июля 2012 г. по делу № 33–14428/12).
 

Кликните на картинку и увидите готовую формулировку в ПВТР 

Скачать и распечатать образец

Прогул и обеденный перерыв

Обеденный перерыв в рабочее время не входит, а значит, не включается в период прогула (ст. 108 ТК РФ). Но часто обед разделяет рабочий день на две равные части по четыре часа. Для работодателя это не всегда выгодно.

В чем проблема. Для увольнения за прогул нужно отсутствовать более четырех часов. Некоторые сотрудники этим пользуются: приходят на работу после обеда либо уходят на обед и не возвращаются. Они знают, что их не смогут уволить, ведь для этого нужно отсутствовать хотя бы четыре часа и одну минуту. Если уволить работника, которого не было ровно четыре часа и меньше, суд признает такое увольнение незаконным (апелляционное определение Московского городского суда от 20 мая 2016 г. № 33–17168/2016).

Пример

У Марии Н. рабочий день с 9.00 до 18.00, обеденный перерыв – с 13.00 до 14.00. 13 марта сотрудница отсутствовала на работе с 11.00 до 15.05. Суммарное время отсутствия составило 4 часа 5 минут, а за вычетом обеденного перерыва – 3 часа 5 минут. Правила внутреннего трудового распорядка предусматривают, что обеденный перерыв не включается в рабочее время, но не прерывает период отсутствия сотрудника на работе. Поскольку за вычетом обеда Марии Н. не было на рабочем месте меньше четырех часов, ее нельзя уволить за прогул.

Как решить. Зафиксируйте в ПВТР время обеда так, чтобы одна из частей рабочего дня составляла более четырех часов. Кроме того, предусмотрите возможность суммировать часы отсутствия до и после обеда (образец ниже).

Несмотря на то что обеденный перерыв и не входит в рабочее время, но он не прерывает отсутствие сотрудника на работе. Законность такого подхода подтверждают суды (апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 14 апреля 2015 г. по делу № 33а-321/15).
 

Кликните на картинку и увидите готовую формулировку в ПВТР 

Скачать и распечатать образец

Проверка электронной почты

Сегодня большинство поручений работники получают по электронной почте. Это и понятно, ведь у руководителя часто нет времени, чтобы составлять бумажные распоряжения и знакомить сотрудника под подпись с каждым из них. Но мало кто регламентирует порядок работы с электронной почтой.

В чем проблема. В результате работник может игнорировать электронные сообщения, которые отправляет ему непосредственный руководитель. А в конфликтной ситуации сотрудник вообще может сказать, что никаких писем не получал, а значит, не обязан выполнять распоряжение.

Как решить. Укажите в ПВТР, что электронная почта – это установленный канал служебной коммуникации в компании (образец ниже). Работник, которому предоставили адрес корпоративной почты, обязан регулярно ее проверять и реагировать на письма руководства. Иногда работодателю удается доказать, что это и так входит в обязанности работника (решение Комсомольского районного суда г. Тольятти Самарской области от 16 апреля 2014 г. по делу № 2–732/2014).

Несмотря на это, лучше подстраховаться и включить такую формулировку в локальный акт. Тогда в суде будет проще доказать, что работник не выполнил задание и тем самым нарушил трудовую дисциплину (апелляционное определение Нижегородского областного суда от 16 августа 2016 г. по делу № 33–9872/2016).
 

Кликните на картинку и увидите готовую формулировку в ПВТР 

Скачать и распечатать образец


Формулировки в ПВТР, которые помогут избежать претензий ГИТ

Даты выплаты зарплаты
Если инспектор ГИТ не обнаружит этого пункта ни в ПВТР, ни в трудовом или коллективном договоре, компанию оштрафуют (ч. шестая ст. 136 ТК РФ)
Выходные дни и праздники
При пятидневной рабочей неделе один из выходных – это всегда воскресенье. А второй – работодатель выбирает сам и фиксирует в ПВТР или колдоговоре (ст. 111 ТК РФ). Но часто про это забывают, из-за чего бывают штрафы. То же самое и с праздниками. Их нужно перечислить в ПВТР или хотя бы сослаться на ст. 112 ТК РФ
Порядок применения и виды дисциплинарных взысканий
В ПВТР нужно указать виды дисциплинарных взысканий (ст. 189 ТК РФ). Но некоторые инспекторы настаивают на том, что и порядок применения дисциплинарного взыскания должен быть в локальном акте (ст. 193 ТК РФ). Хотите подстраховаться – продублируйте в ПВТР положения из закона
Способы поощрения работников
Закон требует указывать в ПВТР виды поощрений, в том числе дополнительные (ст. 189, 191 ТК РФ). Продублируйте их из ст. 191 ТК РФ, чтобы не давать инспектору повода к вам придраться
Материальная ответственность
Закон не требует, чтобы в ПВТР были условия о материальной ответственности сторон трудового договора (ст. 189 ТК РФ). Там говорится об ответственности в принципе. Однако некоторые инспекторы ГИТ широко трактуют эту норму и требуют это закреплять в ПВТР. Конечно, работодатель успешно обжалует такое предписание инспектора в суде (постановление Московского городского суда от 12 сентября 2016 г. № 4а-3527/2016). Но на это придется потратить время. Чтобы избежать претензий контролеров, продублируйте в ПВТР нормы гл. 38 и 39 ТК РФ
Важный образец: Скачать правила внутреннего трудового распорядка можно здесь.


 

Скачать и распечатать образец

Важные выводы

1. Чтобы работник не мог препятствовать увольнению, пропишите в ПВТР его обязанность уведомить работодателя о больничном. Суды подтверждают, что это не нарушает закон.
2. Если в компании принято отпускать работников по личным делам, обяжите их согласовывать свое отсутствие с непосредственным руководителем в письменном виде.
3. Чтобы можно было уволить сотрудника за прогул, установите в ПВТР время обеда так, чтобы одна из частей рабочего дня составляла более четырех часов, и предусмотрите возможность суммировать часы отсутствия до и после обеденного перерыва.

 

Включается ли обеденный перерыв в рабочее время:
да, включается;
нет, не включается;
да, включается, если работник совершает прогул.