Тематическое приложение Как составлять письма в госорганы и отвечать на запросы чиновников

Письма в госорганы

Направить письмо в госорган нужно, если приняли бывшего госслужащего. Не делать это опасно из-за большого штрафа. Избежать финансовых потерь из-за поддельного больничного поможет своевременный запрос в ФСС.

Как уведомить госорган о приеме бывшего чиновника

Если оформляете на работу бывшего госслужащего, уведомьте госорган, где прежде работал сотрудник. Если не отправите сообщение или опоздаете, организацию оштрафуют на сумму до 500 000 руб., а должностное лицо — до 50 000 руб. (ст. 19.29 КоАП).

О приеме на работу бывшего госслужащего сообщайте, если со дня увольнения с госслужбы прошло не более двух лет и должность сотрудника есть в специальном перечне (ст. 64.1 ТК, ч. 4 ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», далее — Закон № 273-ФЗ). Уложиться нужно в 10-дневный календарный срок после заключения трудового договора.

Какой перечень должностей применять. Выясните, есть ли должность, которую ранее занимал работник, в перечне должностей, которые предусматривают ограничения при трудоустройстве (ч. 1 ст. 12 Закона № 273- ФЗ). Посмотрите разделы I и II Перечня, утвержденного Указом Президента от 18.05.2009 № 557. Там указаны должности, после работы на которых о приеме сотрудника нужно уведомлять бывшего работодателя. Речь идет, например, о бывших сотрудниках МВД, МЧС, ФСБ, Минобороны, руководителях территориальных органов исполнительной власти.

Сообщите в госорган, что заключили с бывшим чиновником трудовой договор, независимо от размера заработной платы. Срок трудового договора не важен — уведомить придется о любом трудоустройстве (подп. 4 п. 4 приложения к письму Минтруда от 11.05.2017 № 18-4/10/П-2943). Если подписали с бывшим госслужащим гражданско-правовой договор, уведомляйте бывшего работодателя, только если месячный доход по такому договору превышает 100 000 руб. (ч. 4, 5 ст. 12 Закона № 273-ФЗ). Срок действия договора не важен.

Что указать в уведомлении. Внесите в уведомление фамилию, имя, отчество бывшего госслужащего, дату рождения, должность, которую он прежде занимал. Если работник сменил фамилию или имя, то впишите его данные до изменения (п. 5 постановления Правительства от 21.01.2015 № 29, далее — Постановление № 29).

Оформляйте уведомление на фирменном бланке компании (п. 3 Постановления № 29). Документ заверьте подписью руководителя или иного лица, которое уполномочили заключать трудовые договоры. Поставьте печать организации или кадровой службы (при наличии печатей).

В уведомление о приеме госслужащего по трудовому договору впишите дату и номер приказа (образец ниже). Укажите дату, когда заключили договор, срок действия договора, если он срочный. Отразите название должности, которую занимает гражданин по трудовому договору, а также перечислите его должностные обязанности по поручаемой работе.


Скачать и распечатать образец 

Когда придется подготовить ответ на запрос ПФР

Территориальные отделения ПФР просят компании представить сведения о трудовом стаже отдельных сотрудников в форме отчетов СЗВ-К, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Если у вас нет нужной информации, сообщите об этом ПФР в письме.

Что сообщить, если у сотрудника раньше не было стажа. Пенсионный фонд запрашивает информацию о стаже работников до 2002 года по форме СЗВ-К. Если у вас есть информация о стаже сотрудника до 2002 года, заполните форму отчета на основании пунктов 31—33 Инструкции, утвержденной постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2п.

Если у вас нет данных на сотрудника, потому что он уже уволился или стажа за период до 2002 года у него не было, вы не сможете сдать отчетность. В этом случае направьте в территориальное отделение ПФР письмо, в котором укажите причину отказа в свободной форме (образец ниже).


Скачать и распечатать образец 


Отчетность по форме СЗВ-К можно сдавать как в бумажном, так и в электронном виде, в том числе на магнитных носителях или через интернет-сервисы информационного обмена с Пенсионным Фондом. При этом имеет значение численность застрахованных лиц, работающих в организации или у индивидуального предпринимателя. Так, если данные по форме СЗВ-К подаете на 25 и более сотрудников, то сдавать отчетность нужно строго в электронном виде. Если же данные о стаже готовите меньше чем на 25 сотрудников, то сдать отчет можете как на бумаге, так и в электронном виде (п. 2 ст. 8 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Что сообщить, если сведения утеряны. Если в ПФР нет сведений о периодах работы вашего сотрудника, в компанию отправят запрос информации (ст. 8 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Это касается и тех работников, которые уже уволены и собираются оформлять пенсию. Такая ситуация возникает, если работник потерял трудовую книжку или сведения о стаже в ПФР не совпадают с отчетами, которые подавала ваша компания или другие работодатели.

Если вам пришло письмо из ПФР с просьбой предоставить информацию о стаже, ответьте на запрос. За уклонение или недостоверные сведения, необходимые для ведения персонифицированного учета, придется заплатить штраф (ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Если вы не можете предоставить сведения о стаже по объективным причинам, оправьте в Пенсионный фонд информационное письмо (образец ниже). В письме объясните, почему нет данных, и приложите копии подтверждающих документов.


Как проверить подлинность больничного листа

Если у вас возникли подозрения в подлинности больничного, составьте запрос в медорганизацию. Также вы можете отправить листок нетрудоспособности на экспертизу в ФСС.

Как составить запрос в медучреждение. Чтобы проверить на подлинность листок нетрудоспособности, можете обратиться в медицинскую организацию, которая его выдала. Проверить номер больничного листа вы можете по телефону. Эти номера зафиксированы в базе данных ФСС и медицинской клиники. Однако только письменный ответ из клиники подтвердит, что сотруднику не выдавали листок нетрудоспособности, ведь в поддельном больничном может быть использован номер существующего бланка.

Оформляйте обращение в виде письменного запроса на официальном бланке (образец ниже). В запросе можете указать, почему сомневаетесь в подлинности документа. Приложите к письму копию больничного листа. Оригинал вам понадобится для ФСС.


Скачать и распечатать образец


Как направить бланк на экспертизу в ФСС. Если получили письмо из медучреждения о том, что работнику не выдавали больничный лист, направьте запрос в ФСС. Обращаться в отделение Фонда вы можете и без ответа из поликлиники. Сотрудники ФСС в любом случае вам ответят.

Работодатель не может сам установить подлинность больничного листа (постановление Президиума ВАС от 11.12.2012 № 10605/12). Такое право есть только у ФСС. Составьте официальный запрос об экспертизе подлинности листка нетрудоспособности в территориальное отделение фонда (образец ниже). В обращении укажите наименование и реквизиты вашей организации и медицинской клиники. К запросу приложите оригинал больничного листа.


Скачать и распечатать образец


ФСС подтверждает факт подделки больничного листа актом. Если оплатили больничный лист, а он оказался поддельным, ФСС не возместит компании средства. В этом случае сможете взыскать с работника причиненный материальный ущерб только через суд. Приложите к судебному иску подтверждение из Фонда.

На основании акта ФСС вы вправе привлечь работника к дисциплинарной ответственности. Нельзя уволить работника за подделку листка нетрудоспособности. Однако прекратить трудовой договор можно из-за того, что сотрудник отсутствовал на работе без уважительных причин (апелляционное определение Московского городского суда от 08.09.2017 по делу № 33-34171/2017). В этом случае вы вправе уволить его за прогул (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК).