Урок № 8. Оформляем сотруднице декретный отпуск

Практически каждому работодателю хоть раз приносили заявление на предоставление отпуска по беременности и родам. Ведь такой отпуск положен всем работающим женщинам в интересном положении, включая трудящихся по срочному трудовому договору, совместительству, с неполным рабочим временем и т. д. На сотрудников отдела кадров в этом случае ложится важная задача – оформить декретный отпуск. Подойти к этому вопросу стоит ответственно, чтобы не нарушить трудовое законодательство.

На какой срок предоставляют декретный отпуск

Отпуск по беременности и родам предоставляют на основании заявления работницы и листка нетрудоспособности. Продолжительность такого отпуска, как правило, составляет 70 календарных дней до родов и 70 после. Дни исчисляют суммарно, то есть отпуск оформляют сразу на 140 календарных дней (ст. 255 ТК РФ).

Продолжительность декретного отпуска не зависит от числа дней, фактически использованных женщиной до родов. Так, если роды произошли раньше запланированного срока, то отпуск не сокращается. Также по просьбе работницы он может начаться позже срока, указанного в листке нетрудоспособности, но закончиться отпуск должен не позже даты, указанной в больничном.

В некоторых случаях продолжительность декретного отпуска изменяется. В частности, если были осложненные роды, то женщине должны предоставить 86 календарных дней после родов. В таком случае сначала оформляют обычный декретный отпуск и только после родов его продлевают (на основании больничного листа и заявления работницы). При многоплодной беременности ей полагается 84 календарных дня до родов и 110 календарных дней после родов (в этом случае отпуск оформляют на 194 дня).

Получаем от сотрудницы заявление 

Чтобы оформить отпуск по беременности и родам, помимо больничного листа, необходимо получить заявление работницы. Унифицированной формы нет, поэтому составляют его в произвольной письменной форме. Как правило, оно содержит просьбу о предоставлении отпуска и назначении пособия по беременности и родам. В заявлении должны быть указаны обязательные сведения¹. А именно: наименование организации и Ф.И.О ее руководителя (1); Ф.И.О. работника без сокращений (2); сведения о документе, удостоверяющем личность (3); сведения о месте жительства (в соответствии с паспортом) (4); сведения о месте фактического проживания (5); просьба о предоставлении отпуска по беременности и родам, даты его начала и окончания (6); просьба о назначении пособия с указанием его вида (7); способ получения пособия (8). Также отражают сведения о реквизитах счета, на который будет перечислено пособие (9); номер и дату выдачи листка нетрудоспособности (10); подпись работника с ее расшифровкой (11); дату подачи заявления (12). Заявление необходимо зарегистрировать (13) и передать руководителю организации. Он его рассмотрит и поставит свою резолюцию (14).

Скачать и распечатать образец

Проверяем листок нетрудоспособности

Получив от работницы листок нетрудоспособности, необходимо внимательно проверить правильность данных, которые заполнялись в медучреждении. Если кадровик обнаружит ошибку, то больничный нужно вернуть сотруднику. Он в свою очередь должен обратиться в медицинское учреждение и получить взамен дубликат (п. 56 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н). Исключение составляют случаи, когда ошибка допущена в графе «место работы», поскольку она заполняется со слов работника. Такой больничный допускается принять к оплате, так как работодателя можно идентифицировать по регистрационному номеру (письмо ФСС России от 26 марта 2013 г. № 10-09/10/7103). После проверки лист временной нетрудоспособности передают в бухгалтерию для расчета пособия по беременности и родам. Для кадровой службы желательно сделать копию больничного и подшить ее в папку «Основания к приказам на отпуск».

Взамен полученных от работницы документов (заявления и листка нетрудоспособности) работодатель должен выдать расписку-уведомление (п. 8 Порядка выплаты пособий). Она составляется в произвольной письменной форме. В документе должны быть указаны наименование организации (15), Ф.И.О. работника (16); перечень переданных документов (17); подпись принявшего документы работника (18); дата (19); отметка работника о получении расписки (20).

Расписку-уведомление необходимо оформлять в двух экземплярах: один выдается на руки сотруднику, второй (с подписью работника в получении) остается в организации как доказательство того, что требование законодательства выполнено.

Издаем приказ о предоставлении отпуска 

На основании листка нетрудоспособности и заявления сотрудницы работодатель издает приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам. Для этого можно использовать унифицированную форму № Т-6 или разработать свою.

В приказе указывают наименование организации (21), номер (22) и дату документа (23), Ф.И.О. работника (24), его табельный номер (25), структурное подразделение (26), должность (27), вид отпуска и основание его предоставления (28); продолжительность отпуска, даты его начала и окончания (29). Приказ подписывает руководитель организации (30). Работник знакомится с документом под роспись и указывает дату ознакомления (31). После исполнения документа ставится отметка о его направлении в дело (32).

Скачать и распечатать образец

Оформляем личную карточку и табель

Сведения об отпуске по беременности и родам вносят в раздел VIII личной карточки формы № Т-2. В графе 1 указывают вид отпуска (33), в графе 4 – количество дней отпуска (34), в графе 5 – дату начала отпуска (35), в графе 6 – окончания отпуска (36), в графе 7 – основание предоставления отпуска (37).

Отпуск по беременности и родам необходимо отразить в табеле учета рабочего времени унифицированной формы № Т-12 (№ Т-13) либо иной, утвержденной в организации. В табеле указывают порядковый номер сотрудника, Ф.И.О. и должность, табельный номер. Рабочие дни обозначают буквой «Я» или кодом «01», ниже указывают продолжительность рабочего дня; выходные дни обозначают «В» или «26», дни отпуска по беременности и родам буквой «Р» или кодом «14». В графе 5 указывают дни и часы, отработанные за половину месяца, а в графе 6 – за весь месяц.

Выплачиваем работнице пособие 

Чтобы получить пособие по беременности и родам, сотрудница представляет работодателю больничный лист и заявление (ст. 255 ТК РФ). В некоторых случаях также может потребоваться справка о доходах с предыдущего места работы. Например, если женщина за последние два года трудилась в других организациях (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Работодатель обязан принять к оплате лист нетрудоспособности, если сотрудница обратилась за пособием не позднее шести месяцев после окончания срока, на который был выдан больничный. Назначают пособие по беременности и родам не позднее 10 дней с момента, как женщина представила необходимые документы, выплачивают – в ближайший день, установленный для выдачи заработной платы (ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Закрепляем на практике

Скачайте бланк приказа о предоставлении отпуска по беременности и родам по унифицированной форме № Т-6 здесь. Заполните бланк, используя следующие условия.

Технолог ООО «Заря» Валерьева Светлана Игоревна (табельный номер 37) трудится в организации с декабря 2009 года по настоящее время. 22 октября 2015 года она обратилась к работодателю с просьбой о предоставлении отпуска по беременности и родам продолжительностью 140 календарных дней с 23 октября 2015 года. К заявлению она приложила листок нетрудоспособности от 22 октября 2015 г. № 600 268 544 002. Начальник отдела кадров Громова М. П. проверила представленные документы и передала заявление на рассмотрение генеральному директору Власову И.Г.